Zwykle powtarzam, że jedyną stałą w życiu jest zmiana. Jak to się ma do czasu na naukę? Kilka lat temu wpadłam w towarzysko-zawodowe odwiedziny w szawajcarskie Alpy. W drodze powrotnej, po malowniczej podróży pociągniem wśród pół, jezior i gór słuchałam podcastów Michaela Hayatt This is Your Life. Już na lotnisku w Genewie, mając parę godzin do odlotu, przeczytałam jego krótką i konkretną książkę. Nie lubię pustych przebiegów. Z tej książki, choć dotyczyła produktywności i ochrony swojego czasu w pracy, zaczerpnęłam pomysł na znajdowanie czasu na naukę.
Wydaje się, że ludzie (sukcesu w amerykańskim stylu czy nie) mają zawsze za mało czasu – praca, rodzina, projekty, obowiązki, własne zainteresowania. We współczesnym świecie, w tempie w jakim żyjemy jakoś nigdy nie wydaje się być go dość. W badaniach Instytutu Gallupa ponad połowa pytanych zaznaczała, że nie ma wystarczająco czasu na robienie tego na co ma ochotę. Może się nam wydawać, że to nowoczesny problem. Tak się jednak składa, że ten problem już trochę nam towarzyszy. Jest wręcz odwieczny.
Rzymski filozof Seneka na początku naszej ery pisał w De Brevitate Vitae – O krótkości życia do narzekających na brak czasu ” Nie chodzi o to, że mamy niewiele czasu, a o to że wiele go marnujemy”. Znów Seneka „Życie jest długie tylko nie wiemy jak je wykorzystywać”.
Czyli od ponad dwóch tysięcy lat ludzkość zmaga się z tymi samymi problemami. Może wreszcie czas się tego nauczyć.
Po tym filozoficznym wstępie wróćmu do rzeczywistości. Dokonałaś analizy swojego dnia? Pisałam o tym jak i po co ją przeprowadzić w notatce o Getting Your Time back. Jeśli poczyniłaś zapiski – przyjrzyj się im. Jeśli ich nie poczyniłaś – nie czytaj dalej.
Wroć do poprzedniej notatki. Serio. Staram się pomóc znaleźć czas na naukę, ale samo się nie zrobi.
No dobrze. Przyjrzyj się, co wynika z twoich zapisków. Ale. Przyjrzyj się pod bardzo konkretnym kątem. Mianowicie – dokonaj przydziału ile z jednej trzeciej dnia, która zostaje po odjęciu snu i pracy, przeznaczasz na rzecz innych osób. Na rzeczy wykonywania zadań za innych.
Ale też – poświęcaniu uwagi sprawą innych. Zwłaszcza kiedy nas o to nie proszą. Masz to?
Jeszcze na moment wróćmy do Seneki (bo to wydaje się mądry gość był). Seneka zwracał w swoich czasach uwagę, że ludzie nie pozwalają innym wkraczać do swoich posiadłości, ale pozwalają wkraczać w swoje życie. Nawet zapraszają do niego tych, którzy przejmują nad nim kontrolę. Co ciekawe choć ludzie są oszczędni i chronią swoją własność, kiedy przychodzi do czasu – potrafią być najbardziej marnotrawni. W kwestii, w której opłaca się być skąpym. A to było jeszcze przed wynalezieniem smartphone’a i programów on demand.
It seems even more true these days.
Jeśli nie podejmiemy proaktywnych kroków w kierunku chronienia czasu – przyjdzie nam stracić to czego nie sposób odzyskać.
Tylko w jaki sposób chronić swój czas?
„In preparing for battle I have always found that plans are useless” Eisenhower.
Ponoć gen. Dwight Eisenhower mawiał, że w przygotowaniach do bitwy plany są bezużyteczne, ale – planowanie jest niezbędne.
W biznesie, szachach, nauce i na wojnie strategia jest konieczna. Ma to o tyle sens, że jeśli nie zastanawiać się nad przebiegiem działań i nie brać pod uwagę możliwych zdarzeń pojawią się one z zaskoczenia.
Planowanie z wyprzedzeniem wymusza ustalenie priorytetu i kolejności działań. To z kolei umożliwia zastanowienie się nad potencjalnymi trudnościami i opracowanie „planu B”.
Jak efektywnie planować
Zaplanuj dzień z wyprzedzeniem
- Przygotuj wcześniej konkretny plan z wbudowanym buforem czasowym na „nieprzewidziane wypadki” dajesz sobie większą szansę na mierzenie się z wyzwaniami jakie może przynieść dzień.
Planowanie dnia zacznij wieczorem dnia poprzedniego. Jeśli odłożysz planowanie na poranek, zwiększa się szansa, że ktoś lub coś wkradnie się w trakcie i planowanie weźmie w łeb.
Zidentyfikuj garść, 5-6 zadań, które chcesz wykonać kolejnego dnia. Można to zrobić już w 4 minuty. Pisałam o tym przy okazji pociągu do rozpraszaczy.
2. Zacznij od przeglądu wytypowanych zadań.
Wypisz je oddzielnie na kartce z notesu albo w aplikacji przeznaczonej do zarządzania zadaniami (np. Nozbe albo Evernote). Tu warto włączyć ostrożność. Jeśli założymy zbyt dużo może być ciężko sprostać oczekiwaniom. To trochę jak z ciastkami – oczy jedzą, ale jeśli przesadzisz może rozboleć cię brzuch. Ani tobie nie będzie to w smak, ani twojemu towarzystwu. Wszystko z umiarem.
3. Najpierw priorytety.
Jest takie angielskie powiedzenie, które szczególnie przypadło mi do gustu
„Don’t prioritise your schedule. Schelude your priorities”
Nie priorytetyzuj swojemu grafiku. Wprowadź w grafik priorytety. Nie wszystkie zadania są sobie równe.
First Things First
Planuj tydzień
Pozbieraj luźne zapiski. Pamiętasz jak prosiłam i polecałam założenie notesu? Właśnie po to. Jeśli czytałaś moje inne notatki to mogłaś się natknąć na Verba volant, scripta manent. Czyli do zapisków łatwiej jest się odwołać.
1. Zebrane zadania przesiej i pogrupuj: Zrób Już teraz, Usuń, Może kiedyś.
Jeśli masz jak ja naturę zbieracza i myślisz „przyda się”… może wydać Ci się to brutalne, ale you’ve got to kill your darlings. Inaczej nigdzie nie dojdziesz.
Robienie stu czy pięciu rzeczy na raz owocuje robieniem po łebkach i mizernymi efektami.
• Jeśli wykonanie czynności ( kat. Do zrobienia) zajmie mniej niż 2 minuty – Zrób to Już. I z głowy
• Zaplanuj na później. Wpisz w kalendarz i przeznacz blok czasu.
• Oddeleguj lub wpisz na Waiting List, czyli oczekujące na swoją kolei
2. To jeszcze nie koniec. Teraz przejrzyj jeszcze raz notatki. Wybierz te działania, do których się zobowiązałaś lub takie, które popychają cię do przodu – Onward & Upward
3. Przeanalizuj w kontekście swoich długoterminowych celów. Znasz je prawda? Sprawdź jak działania, które zapisałaś wpisują się w twoje ogólne plany. Jeśli są względem siebie wspierające (albo bardzo ci zależy na ich osiągnięciu) wpisz je do plannera i kalendarza.
4. Zadawaj sobie pytanie – co NAPRAWDĘ chcę osiągnąć w tym tygodniu.
5. Przegląd Someday/Maybe list i Waiting List – follow up.
Zwróć uwagę – nie używam „MUSZĘ”. Jeśli czegoś prawdziwie chcesz nie ma potrzeby na „muszę”. „Muszę” lubi być problematyczne, bo wywołuje, świadomy lub nie, opór. Jeśli jeszcze nie jesteś na etapie CHCĘ, spróbuj „jest mi POTRZEBNE” do osiągnięcia [wstaw rezultat].
Zaplanuj wszystko, co jest istotne
- W jaki sposób kalendarz może pracować na ciebie. Założenie jest proste. Przydziel zadaniu czas. Pilnuj go. Walcz o niego. Nie pozwól sobie go odebrać. Przez nikogo. Nie ma zmiłuj!
Jeśli nie przyjmiesz takiego podejścia z całą pewnością zyskasz – tony wymówek. Pytanie tylko czy tego chcesz i czy potrzebujesz ich jeszcze więcej?
Zawsze będzie ktoś lub coś co wymaga naszej uwagi. Niezwłocznie. Ale czy aby na pewno?
2. Zarezerwuj sobie czas na rozmyślanie. Wiem, wiem – może się to wydawać dziwne. Ale, gwarantuję, że wiele z tych spraw wszelakich zaprzątających ci myśli nie wspiera osiągania twoich rezultatów. Z rezerwacją czasu na rozmyślanie jest jak ze stolikiem w najpolularniejszej restauracji czy barze – jeśli go nie zarezerwujesz z wyprzedzeniem to kiedy przyjdzie na to czas w najbardziej uprzejmy sposób odeślą cię z kwitkiem.
Refleksja i planowanie są nieodłącznymi i nierazłącznymi elementami osiągania wyników. To jak sprawdzanie trasy na mapie. Inaczej się nie da.
„What gets scheduled, gets done”
Zmusić kalendarz do pracy na Ciebie
To takie nieporęczne tłumaczenie Make Your Calendar Work for You!
Zarezerwuj czas i zastanów się jak chcesz spożytkować swoją 1/3 dnia. Pamiętaj, że „natura nieznosi próżni”, jeśli ty nie ustalisz jak chcesz zagospodarować swój czas… zostanie to zrobione za ciebie. Potrafimy być, jak mawiają Anglicy our own worst enemies (swoim największym wrogiem). Podejrzewam, że wielu osobom się zdarza przepaść bez pamięci od kliknięcia do kliknięcia, gdzieś w czeluściach internetów czy kieszonkowych gadżetów.
Żeby kalendarz był sprzymierzeńcem, a nie wrogiem ustal czas na tzw. spotkania na szczycie z samą sobą. Jeśli nigdy wcześniej o tym nie słyszałaś może wydać się to dziwne, ale w efekcie jest to prosta kwestia traktowania czasu na własne sprawy tak samo jak podchodzisz do wizyt lekarskich czy spotkań służbowych. Zobacz, jeśli zapisałaś się na kurs językowy to stawiasz się w określonym miejscu i czasie tam, gdzie trzeba. Nie kombinujesz i nie odwołujesz, bo grupa nie czeka. Materiał leci. Karawana idzie dalej.
Jeśli używasz kalandarza np. Google, wpisz w niego spotkanie z nauką języka (o znajdowaniu i planowaniu na to czasu głównie piszę). Serio. No i się tego trzymaj. W Rework Jason Fried i David Hansson podkreślają, że to co wymaga wykonania wymaga zaplanowania i zapisania, a także jasności, co do tego jakie i jak czasochłonne zadania znajdą się na horyzoncie.
Na razie może tyle. Od siebie, zupełnie szczerze, dodam – wiem jak to jest mieć za dużo na głowie. Lubię uczyć się języków. Nieskromnie dodam, że wiem jak naukę planować i wprowadzać w życie projekty z rewelacyjnymi skutkami. Ale wiem też, że wszystko jest sztuką wyborów i nie wszystko na raz. Też dokonuję tych wyborów. Mogłam przycisnąć naukę hiszpańskiego albo nauczyć się ustawiać strony na WordPress. Jak sama widzisz, jestem w trakcie tego drugiego. To tak na pocieszenie.
O produktywności w ogarnianiu życia i własnego biznesu ciekawie pisze Joanna Glogaza w
7 zasadach, z których żadna nie brzmi “przyciśnij bardziej!” Polecam.
Masz pytania lub coś do dodania – śmiało! Learning together is better.